DocStor setzt auf Scanner von Panasonic für AkzoNobel

AkzoNobel, der weltgrößte Hersteller von Beschichtungen und Spezialchemikalien, setzt auf Scanner von Panasonic, um in Papierform vorliegende Mitarbeiterdaten für die britischen Angestellten zu scannen, zu indizieren und zu archivieren.
Zielsetzung des Projekts war es, ein System zum sicheren Scannen von mehr als 4.000 Mitarbeiterakten und deren Übertragung an eine geschützte, webbasierte Lösung auf dem HR-Server im Rechenzentrum von AkzoNobel bereitzustellen.
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Gary Winstanley, HR Manager, UK Shared Service bei AkzoNobel erklärt: „Das Unternehmen untersuchte die kritischen Bereiche und ermittelte diejenigen, in denen wichtige Informationen mithilfe eines sicheren Online-Ansatzes besser vor potenziellen Gefahren geschützt werden sollten. Einer dieser Bereiche waren unsere papiergestützten Mitarbeiterdaten.
Die über viele Jahre angesammelten Daten unserer langjährigsten Mitarbeiter waren mitunter ziemlich umfangreich, sodass die Erstellung einer Papierkopie zu Sicherungszwecken sehr zeitintensiv gewesen wäre – ganz zu schweigen von den negativen Umwelteinflüssen einer solchen Menge an Papier.
Wir benötigten daher ein optimales webbasiertes System, um unsere Datenbestände auf Papier vor Gefahren zu schützen, z. B. bei einem Brand oder einer Überschwemmung. Darüber hinaus benötigte das Team im Zuge der Einführung von Central HR Shared Services in Altrincham einen zentralen Zugang zu den Mitarbeiterakten, um einen angemessenen Support sicherzustellen. Wir kamen daher zu der Überzeugung, dass die Konvertierung unseres vorhandenen papierbasierten Systems in eine zentral gespeicherte elektronische Version die wirtschaftlichste und produktivste Option darstellt.“

INTEGRIERTE LÖSUNG

Darüber hinaus forderte das Management von AkzoNobel eine platzsparende Dokumentlösung, die den Mitarbeitern alltägliche, papierbasierte Aufgaben abnimmt und einen gemeinsamen Zugriff auf Dokumente ermöglicht, um die Effizienz des Unternehmens im Tagesgeschäft zu maximieren.
Um das verfügbare Budget optimal zu nutzen, entschied sich das Management von AkzoNobel für eine Scanner- und Archivierungslösung von DocStor, bestehend aus Panasonic KV-S7065, KVS7075C und KV-S2048C Scannertechnologie von ImagingXtra. „Durch die benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung der Scanner von Panasonic ist der Schulungsaufwand für das Team minimal“, sagt Gary Winstanley. „Darüber hinaus fügen sich die Scanner von Panasonic nahtlos in die DocStor-Software ein, womit wir über ein integriertes Komplettsystem verfügen.“
Tony Crook von Panasonic ergänzt: „Der Panasonic KV-S7075C ist ein Flachbett-Scanner mit automatischer Dokumentzufuhr. Er eignet sich hervorragend für abteilungsbasierte Arbeitsumgebungen wie die des AkzoNobel-Projekts. Das Gerät bietet fortschrittliche Funktionen und eine hohe Leistung in einer vielseitigen Scannerlösung.“
Die automatische Schwarz-/Weiß- und Farberkennung unterscheidet zwischen schwarzweißen und farbigen Seiten. Auf diese Weise werden die Dateigröße verringert und ein möglichst effizientes Scanverfahren sichergestellt. Ergiebige, einfach zu ersetzende Verbrauchsmaterialien minimieren die Ausfallzeit während des Betriebs.
„Die intelligente Scannerlösung Panasonic KV-S7075C kombiniert hohe Qualität mit außergewöhnlicher Leistung und war damit die erste Wahl für diesen wichtigen Part des Projekts“, fügt Tony Crook weiter aus.
Zusätzlich kommt ein Abteilungsscanner Panasonic KV-S2048C für die Eingabe laufender Dokumente zum Einsatz. Die Datensätze werden gescannt, bei Bedarf an die HR Manager weitergeleitet, indiziert und gespeichert. Der Panasonic KV-S2048C ist die perfekte Ergänzung zum Dokumentmanagement einer jeden Abteilung. Mit Duplex-Farbscans und gleichmäßigem Papiereinzug unterstützt der KV-S2048C zuverlässig die fortlaufende Dokumentarchivierung bei AkzoNobel.
Durch die Bereitstellung von Panasonic Scannern als Teil der Gesamtlösung konnte das Management von AkzoNobel sicher sein, zuverlässige und leistungsstarke Technologie von einem international angesehenen Unternehmen zu erwerben. Sowohl der Panasonic KV-S7075C als auch der Panasonic KV-S2048C sind der perfekte Technologiepartner für die DocStor-Lösung.

DER VORTEIL VON PANASONIC

Im weiteren Verlauf des Projekts wurde FileFlatners Limited beauftragt, über 2.700 alte Mitarbeiterakten von AkzoNobel zu scannen. Hierfür wurde der Panasonic KV-S7065 mit der Panasonic Image Capture Plus-Software in Kombination mit der Indizierungsanwendung von DocStor verwendet. Die Ergebnisse wurden anschließend direkt mit einer Kopie der AkzoNobel-Mitarbeiterakte verknüpft, sodass jeder Indexeintrag per Datenbanksuche überprüfbar ist.
Die vollständigen Bild- und Indexdaten wurden anschließend auf den HR-Hauptserver übertragen, von dem aus sie in die webbasierte eStor-Lösung von DocStor importiert wurden. Im Rahmen der fortlaufenden Weiterentwicklung des unternehmenseigenen eStor-Archivs werden außerdem elektronische Dokumente, E-Mails und neue Mitarbeiterdaten von den AkzoNobel-Mitarbeitern gescannt und hochgeladen. Dies verbessert die Arbeitseffizienz und ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die Mitarbeiterdaten. Das hocheffektive eStor-Archiv spart heute Zeit und Speicherplatz und gibt dem AkzoNobel HR-Team eine erweiterbare Archivierungslösung an die Hand.
Die Vorteile der Panasonic und DocStor Technologie ausschöpfend hat AkzoNobel bereits weitere 1.300 Mitarbeiterakten zum eStor-System hinzugefügt. Gary Winstanley fasst zusammen: „Die Scanner von Panasonic haben sich im Betrieb als ebenso zuverlässig wie benutzerfreundlich erwiesen. Die Auflösung der erzeugten Dateien war beeindruckend, sodass wir die Qualität alter, verblasster Papierakten erheblich verbessern konnten.
Insgesamt war das Projekt ein großer Erfolg, dank dem wir heute über eine solide, sichere und gut zugängliche Plattform für mehrere autorisierte Abteilungen verfügen, die Zugang zu Mitarbeiterakten benötigen – egal wo in der Welt diese sind.“